Увійти
Увійти

Політика конфіденційності

Редакція від

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Ця Політика конфіденційності визначає порядок збору, обробки, зберігання, використання та захисту персональних даних користувачів онлайн-платформи RIKINSON (далі — «Платформа»).

1.2. Платформа RIKINSON є онлайн-сервісом, що функціонує за моделлю Software as a Service (SaaS) та поєднує функціонал:

  • дошки вакансій (job board);
  • бази відеорезюме кандидатів;
  • системи управління наймом (ATS — Applicant Tracking System).

1.3. Використовуючи Платформу, Користувач підтверджує, що:

  • ознайомлений з цією Політикою;
  • розуміє обсяг та мету обробки своїх персональних даних;
  • надає добровільну, конкретну, поінформовану та однозначну згоду на їх обробку.

2. ВИЗНАЧЕННЯ ТЕРМІНІВ

Персональні дані — будь-яка інформація, що прямо або опосередковано стосується ідентифікованої або такої, що може бути ідентифікована, фізичної особи.

Користувач — будь-яка фізична або юридична особа, яка зареєструвалася або використовує Платформу.

Кандидат — фізична особа, що створює профіль та/або розміщує резюме чи відеорезюме.

Роботодавець — юридична особа або ФОП, що використовує Платформу для підбору персоналу.

Обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, пов'язаних із персональними даними.

3. ОБСЯГ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ, ЩО ОБРОБЛЯЮТЬСЯ

3.1. Платформа може обробляти такі категорії даних Кандидатів:

  • ПІБ;
  • контактні дані (email, телефон);
  • професійна інформація (освіта, досвід, навички);
  • фото;
  • відеорезюме (до 5 та більше хвилин);
  • IP-адреса, технічні дані пристрою;
  • інформація про взаємодію з Платформою.

3.2. Відеорезюме може містити зображення особи, голос, манеру мовлення, поведінкові особливості. Користувач усвідомлює, що такі дані можуть підпадати під категорію біометричних даних у розумінні GDPR.

3.3. Платформа може обробляти дані Роботодавців:

  • найменування;
  • код ЄДРПОУ / РНОКПП;
  • контактні дані;
  • дані представників;
  • фінансову інформацію для здійснення оплат.

4. МЕТА ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

4.1. Персональні дані користувачів Платформи обробляються виключно з легітимною метою та у межах, необхідних для функціонування Платформи, а саме:

4.1.1. Забезпечення функціонування Платформи

  • авторизація та автентифікація користувачів;
  • збереження та відновлення облікових записів;
  • технічне адміністрування та моніторинг стабільності роботи Платформи;
  • резервне копіювання та відновлення даних у випадку збою.

4.1.2. Створення та адміністрування облікового запису

  • реєстрація та ведення профілів Кандидатів та Роботодавців;
  • збереження даних контактів, резюме, відеорезюме, додаткової інформації;
  • надання Користувачу доступу до персоналізованого функціоналу (панель керування, історія дій, сповіщення).

4.1.3. Забезпечення процесу підбору персоналу

  • обробка резюме та відеорезюме Кандидатів для пошуку відповідних вакансій;
  • використання алгоритмів штучного інтелекту та аналітичних інструментів для автоматизації підбору персоналу;
  • надання роботодавцям можливості оцінити soft skills, комунікативні та особистісні якості Кандидатів до етапу співбесіди;
  • сортування, фільтрування та ранжування резюме згідно з параметрами вакансії.

4.1.4. Надання доступу роботодавцям до профілів Кандидатів

  • демонстрація контактних та професійних даних Кандидатів у межах функціоналу Платформи;
  • контроль доступу до відеорезюме та інших матеріалів відповідно до рівнів доступу та налаштувань конфіденційності.

4.1.5. Комунікація між користувачами

  • пересилання повідомлень через внутрішню систему Платформи;
  • надсилання електронних листів, сповіщень, нагадувань про вакансії та резюме;
  • обробка запитів та звернень користувачів.

4.1.6. Виконання договірних зобов'язань

  • обробка даних для укладання та виконання договорів між Роботодавцями та Кандидатами;
  • забезпечення законності відносин між Користувачами та Платформою;
  • формування електронних документів (акти, рахунки, підтвердження).

4.1.7. Здійснення фінансово-господарської діяльності та розрахунків

  • обробка платіжних даних для проведення оплат послуг Платформи;
  • формування бухгалтерської та податкової звітності;
  • контроль за правильністю транзакцій та запобігання шахрайству.

4.1.8. Покращення та аналітика сервісу

  • збір статистики використання функціоналу Платформи;
  • тестування та вдосконалення функцій, у тому числі AI-алгоритмів та систем рекомендацій;
  • проведення маркетингових та UX-опитувань (за згодою користувача).

4.1.9. Виконання вимог законодавства

  • надання даних органам державної влади та контролю у випадках, передбачених законодавством України;
  • виконання обов'язків платника податків та фінансового моніторингу;
  • забезпечення дотримання законодавства щодо обробки персональних даних, захисту інформації та безпеки користувачів.

4.2. Користувачі Платформи підтверджують, що надана ними інформація є добровільною, достовірною та актуальною, і усвідомлюють, що обробка відеоматеріалів, текстових резюме та інших даних є необхідною для функціонування Платформи та досягнення вказаних цілей.

5. ПРАВОВІ ПІДСТАВИ ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

5.1. Персональні дані обробляються на підставі чинного законодавства України, а саме:

5.1.1. Згода суб'єкта персональних даних

  • обробка здійснюється після надання Користувачем добровільної, конкретної та поінформованої згоди на обробку його персональних даних;
  • згода охоплює використання даних у всіх цілях, зазначених у розділі 4;
  • відкликання згоди можливе у будь-який момент, за винятком випадків, коли відкликання робить неможливим виконання договору або надання сервісу.

5.1.2. Виконання договору або переддоговорних дій

  • персональні дані обробляються для виконання умов договору між Користувачем і Платформою;
  • включає обробку контактної інформації, резюме та відеорезюме, здійснення комунікації та фінансових розрахунків.

5.1.3. Виконання юридичного обов'язку

  • обробка необхідна для виконання вимог законодавства, податкових та фінансових зобов'язань;
  • включає зберігання електронних документів, надання інформації органам державної влади на законних підставах, запобігання шахрайству.

5.1.4. Законний інтерес Платформи

  • забезпечення захисту законних прав та інтересів Платформи та Користувачів;
  • захист від несанкціонованого доступу, злому, шахрайських дій;
  • забезпечення оптимальної роботи сервісу та вдосконалення функціоналу, у тому числі аналітики та алгоритмів AI;
  • проведення маркетингових досліджень, підвищення якості послуг (у межах законних інтересів і без порушення прав суб'єктів даних).

5.2. У разі обробки спеціальних категорій даних (біометричні дані, відео з відтворенням образу особи), додатково застосовуються правила з отримання окремої згоди, обмеження доступу та забезпечення технічного захисту.

6. ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ ТРЕТІМ ОСОБАМ

6.1. Персональні дані Користувачів можуть передаватися третім особам у таких випадках та обсягах:

6.1.1. Роботодавцям та іншим користувачам Платформи

  • у межах функціоналу Платформи (доступ до резюме, відеорезюме, профілів та контактної інформації);
  • для забезпечення процесу підбору персоналу, відбору кандидатів, взаємодії між Кандидатом та Роботодавцем;
  • передача здійснюється виключно на законних підставах і у межах, необхідних для досягнення мети обробки.

6.1.2. Провайдерам хмарного зберігання та ІТ-підрядникам

  • для зберігання даних та забезпечення безперебійної роботи Платформи;
  • для технічного супроводу, обслуговування серверів, резервного копіювання, відновлення після збоїв;
  • підрядники зобов'язані дотримуватися вимог конфіденційності та законодавства України щодо захисту персональних даних.

6.1.3. Платіжним системам та фінансовим установам

  • для проведення оплат, повернень, розрахунків за послуги Платформи;
  • передача обмежується даними, необхідними для проведення фінансових операцій (ім'я, прізвище, реквізити платіжної картки або рахунку, сума платежу, дата та призначення платежу);
  • всі операції здійснюються відповідно до стандартів безпеки платіжних систем (PCI DSS або аналогічні).

6.1.4. Державним органам та контролюючим організаціям

  • у випадках, прямо передбачених законодавством України (наприклад, податковий контроль, фінансовий моніторинг, правоохоронні органи);
  • лише у межах і обсязі, необхідному для виконання вимог закону.

6.2. Передача персональних даних за межі України або Європейського Союзу (наприклад, хмарні сервіси, які розташовані за кордоном) здійснюється лише за наявності:

  • гарантії належного рівня захисту персональних даних, відповідно до вимог GDPR та національного законодавства;
  • відповідного договору з одержувачем даних, що передбачає дотримання стандартів конфіденційності та безпеки;
  • обмеження обсягу даних, які передаються, лише тими даними, що необхідні для виконання конкретної задачі.

6.3. Усі треті особи, які отримують доступ до персональних даних, зобов'язані:

  • використовувати дані виключно для цілей, визначених цією Політикою та офертою;
  • не передавати дані далі без письмової згоди Користувача, крім випадків, передбачених законом;
  • дотримуватися технічних та організаційних заходів безпеки, передбачених законодавством та договорами з Платформою.

7. СТРОК ЗБЕРІГАННЯ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

7.1. Персональні дані зберігаються протягом строку існування облікового запису Користувача на Платформі або до моменту його видалення/деактивації.

7.2. Після видалення облікового запису:

  • персональні дані Користувача видаляються або анонімізуються протягом 30 календарних днів;
  • резервні копії баз даних та журналів, що містять персональні дані, можуть зберігатися до 90 календарних днів у цілях відновлення системи після збоїв, забезпечення безпеки та виконання законних обов'язків;
  • після закінчення зазначених строків усі дані остаточно видаляються з усіх активних та резервних систем Платформи.

7.3. Особливі категорії даних (відео, біометричні дані) зберігаються та видаляються із застосуванням додаткових заходів захисту, включаючи шифрування, обмеження доступу та аудит доступу.

8. ПРАВА СУБ'ЄКТА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

8.1. Користувачі Платформи мають право:

8.1.1. Право на інформацію

  • знати, які персональні дані збираються, джерела їх отримання;
  • отримувати детальну інформацію про обробку персональних даних, цілі та строки обробки, категорії отримувачів даних.

8.1.2. Право на доступ та копіювання

  • отримувати копію своїх персональних даних у структурованому та зрозумілому форматі;
  • перевіряти правильність та повноту даних.

8.1.3. Право на виправлення та оновлення

  • вимагати виправлення, доповнення або актуалізації даних, що є неточними, неповними або застарілими.

8.1.4. Право на видалення (забуття)

  • вимагати видалення даних або анонімізації, якщо обробка не потрібна для виконання договору або законних обов'язків;
  • доступні інструменти видалення в обліковому записі або через звернення у службу підтримки.

8.1.5. Право на обмеження обробки

  • обмеження обробки даних, наприклад, при оскарженні точності даних або запереченні обробки на законних підставах.

8.1.6. Право на відкликання згоди

  • відкликання згоди на обробку персональних даних у будь-який момент, за винятком випадків, коли це робить неможливим надання послуг.

8.1.7. Право на скаргу

  • звертатися до уповноваженого органу з контролю за обробкою персональних даних у разі порушення прав.

8.2. Користувачі можуть реалізувати свої права через функціонал облікового запису Платформи або шляхом надсилання письмового запиту на електронну адресу служби підтримки: support@rikinson.com.

9. ВИДАЛЕННЯ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

9.1. Користувач має право на повне або часткове видалення своїх персональних даних із систем Платформи у будь-який час, без пояснення причин.

9.2. Для самостійного видалення персональних даних Користувач може скористатися функціоналом облікового запису, дотримуючись таких кроків:

  1. Увійти до свого облікового запису на Платформі.
  2. Перейти до розділу «Налаштування» або «Конфіденційність».
  3. Обрати функцію «Видалити акаунт» або «Видалити персональні дані».
  4. Підтвердити дію шляхом введення пароля та/або коду підтвердження, надісланого на електронну пошту або телефон.

9.3. Після підтвердження видалення:

  • усі активні персональні дані Користувача видаляються або анонімізуються протягом 30 календарних днів;
  • резервні копії та технічні журнали, що містять персональні дані, можуть зберігатися до 90 календарних днів, виключно для цілей відновлення системи, безпеки та виконання законних обов'язків Платформи;
  • після закінчення зазначених строків дані видаляються остаточно.

9.4. У разі технічної неможливості видалити дані через функціонал Платформи, Користувач може подати письмовий запит на видалення персональних даних до служби підтримки за електронною адресою support@rikinson.com, зобов'язавшись надати підтвердження особи.

9.5. Видалення даних не впливає на легітимність обробки, здійсненої до моменту видалення.

10. ЗАХИСТ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

10.1. Платформа впроваджує комплекс організаційних та технічних заходів для забезпечення безпеки персональних даних Користувачів, включаючи:

10.1.1. Технічні заходи

  • SSL/TLS-шифрування при передачі даних між клієнтом та сервером;
  • шифрування персональних даних у базах даних;
  • регулярне резервне копіювання та відновлення даних;
  • контроль доступу до серверів і баз даних;
  • захист від несанкціонованого доступу, зловмисного ПЗ та DDoS-атак;
  • логування дій користувачів та адміністраторів з метою аудиту та виявлення порушень;
  • двофакторна аутентифікація для користувачів та адміністрації (за наявності);
  • обмеження доступу до персональних даних тільки для уповноважених співробітників.

10.1.2. Організаційні заходи

  • політика конфіденційності та внутрішні регламенти обробки даних;
  • підписання угод про нерозголошення з усіма співробітниками та контрагентами, що обробляють дані;
  • навчання персоналу щодо безпечної обробки персональних даних та дотримання вимог законодавства;
  • регулярний аудит безпеки і моніторинг дотримання політики.

10.2. Усі сторонні особи та підрядники (хостинг, платіжні системи, AI-сервіси) зобов'язані дотримуватися рівня захисту, який не нижчий за внутрішні стандарти Платформи.

10.3. У разі виявлення порушень безпеки, Користувач буде повідомлений у порядку, визначеному чинним законодавством України.

11. ОСОБЛИВОСТІ ВІДЕОРЕЗЮМЕ

11.1. Кандидат самостійно визначає обсяг та зміст інформації, що міститься у відеорезюме, та надає згоду на її обробку для цілей підбору персоналу.

11.2. Забороняється завантаження та обробка:

  • персональних даних третіх осіб без їхньої письмової або електронної згоди;
  • дискримінаційного контенту за ознаками статі, віку, раси, національності, релігії, інвалідності, сексуальної орієнтації, політичних переконань;
  • незаконного або протиправного контенту (порушення авторських прав, закликів до насильства тощо).

11.3. Платформа не здійснює автоматизованого розпізнавання облич, профайлінгу або аналізу біометричних даних без окремої, свідомої та явної згоди Кандидата.

11.4. Відеоматеріали зберігаються на захищених серверах, шифруються і обробляються лише для внутрішніх цілей Платформи:

  • перегляд роботодавцем;
  • аналітика AI щодо мови, темпу, та загальної презентації кандидата (за наявності згоди);
  • технічне зберігання резервних копій.

11.5. Кандидат має право:

  • видалити відеорезюме з Платформи;
  • обмежити доступ роботодавців до відео;
  • відкликати згоду на використання відеоматеріалів у будь-який час.

11.6. Всі треті особи, що мають доступ до відео (роботодавці, AI-сервіси, аналітичні системи), зобов'язані використовувати його виключно для цілей підбору персоналу та відповідати стандартам конфіденційності.

12. COOKIES

12.1. Платформа використовує cookies та подібні технології (наприклад, local storage, web beacons) для збору та збереження інформації про користувача з метою:

  • забезпечення авторизації та безперервної роботи облікового запису;
  • аналітики та статистики використання Платформи (включаючи відвідувані сторінки, час перебування, поведінкові патерни);
  • покращення користувацького досвіду, персоналізації інтерфейсу та функціоналу;
  • підтримки безпеки Платформи та запобігання шахрайству;
  • оптимізації реклами та комунікацій, включаючи таргетовані повідомлення (якщо Користувач дав на це згоду).

12.2. Cookies можуть бути:

  • сесійними, які видаляються після завершення сесії користувача;
  • постійними, які зберігаються протягом визначеного часу та дозволяють відстежувати використання Платформи при повторних візитах.

12.3. Користувач може керувати налаштуванням cookies через браузер або інші технічні засоби, включаючи блокування або видалення cookies. У разі блокування cookies деякі функції Платформи можуть працювати обмежено.

12.4. Платформа не передає інформацію з cookies третім особам без згоди Користувача, за винятком випадків, передбачених законодавством або необхідних для забезпечення роботи сервісу (хостинг, аналітика, платіжні системи).

Детальна Cookies Policy: /cookies.

13. ВІДКЛИКАННЯ ЗГОДИ

13.1. Користувач має право відкликати свою згоду на обробку персональних даних у будь-який час, незалежно від методу її надання (онлайн, письмово або конклюдентно).

13.2. Для відкликання згоди Користувач може:

  • Направити письмовий запит на електронну адресу служби підтримки: support@rikinson.com;
  • Вказати повні дані облікового запису (ім'я, email, ID профілю) для ідентифікації;
  • Визначити обсяг персональних даних, які потрібно видалити або обмежити.

13.3. Після отримання запиту Платформа зобов'язується:

  • призупинити обробку персональних даних, на які відкликано згоду, якщо це не суперечить законодавству;
  • видалити або анонімізувати дані в строки, визначені у розділі 9;
  • повідомити Користувача про завершення процесу відкликання згоди.

13.4. Відкликання згоди не впливає на легітимність обробки персональних даних, яка була здійснена до моменту відкликання.

14. ЗМІНИ ДО ПОЛІТИКИ

14.1. Платформа має право вносити зміни до цієї Політики конфіденційності у будь-який час, зокрема:

  • для відповідності чинному законодавству України та ЄС (GDPR);
  • для впровадження нових функцій Платформи;
  • для підвищення безпеки та захисту персональних даних;
  • для удосконалення роботи сервісу.

14.2. Оновлена редакція Політики набирає чинності з моменту її публікації на сайті Платформи або у відповідному розділі облікового запису.

14.3. Користування Платформою після публікації змін вважається підтвердженням згоди Користувача з оновленою редакцією Політики.

14.4. Користувачі мають право ознайомитися з історією змін Політики та отримати попередню редакцію на запит через службу підтримки.

14.5. Платформа зобов'язується забезпечувати прозорість і зрозумілість змін, надаючи коротке резюме основних нововведень у доступній формі (наприклад, у спливаючому вікні або email-повідомленні).

Реалізація прав суб'єкта персональних даних

Для реалізації своїх прав суб'єкта персональних даних (доступ до даних, виправлення, видалення, обмеження обробки, відкликання згоди, заперечення проти обробки) надішліть запит на електронну адресу support@rikinson.com із зазначенням:

  • прізвища, імені та по батькові заявника;
  • email-адреси облікового запису на платформі RIKINSON;
  • переліку прав, які ви бажаєте реалізувати;
  • опису запиту (наприклад, які саме дані потрібно надати, виправити або видалити).

Запит буде розглянуто протягом 5 (п'яти) робочих днів. У разі необхідності ми можемо запросити додаткове підтвердження особи для безпечного оброблення запиту.