Кінець епохи паперових заяв? Як Dubidoc Дмитра Дубілета змінює кадровий документообіг
Підписати заяву на відпустку за кілька хвилин зі смартфона замість друкувати, сканувати та пересилати документи. Dubidoc, створений за участі команди Checkbox Group, пропонує бізнесу автоматизувати один із найбільш рутинних процесів — кадровий документообіг. Як працює рішення, кому воно може бути корисним і чи здатне замінити традиційні HR-процеси?
Невидимі витрати бізнесу: скільки часу забирає один підпис
Цифровізація українського бізнесу давно вийшла за межі онлайн-банкінгу та електронної бухгалтерії. Компанії впроваджують CRM-системи, автоматизують рекрутинг, використовують штучний інтелект для аналізу даних. Водночас чимало внутрішніх процесів досі залежать від паперових документів.
Заява на прийняття на роботу, наказ, погодження відпустки чи підписання договору з підрядником — кожна з цих операцій запускає послідовність дій. Підготувати документ, перевірити дані, передати на підпис, нагадати співробітнику, отримати підписаний примірник та зберегти його.
Для компанії з десятьма працівниками це може здаватися незначною адміністративною роботою. Для бізнесу зі штатом у кілька сотень людей — перетворюється на постійне навантаження на HR-відділ.
Особливо гостро проблема проявляється у компаніях із розподіленими командами. Коли співробітники працюють із різних міст або країн, навіть стандартна заява може вимагати кількох днів листування.
Саме цей процес намагається спростити український сервіс Dubidoc. Його підхід полягає не лише в перенесенні підпису в електронний формат, а й у зміні самої логіки роботи з документами.
Від monobank до цифрових документів: хто розвиває Dubidoc
За проєктом стоїть Дмитро Дубілет — співзасновник monobank та голова Fintech Farm, підприємець, чиї бізнес-проєкти пов'язані з цифровізацією фінансових і адміністративних процесів.
Dubidoc стартував улітку 2024 року як безоплатний сервіс для електронного підписання та обміну документами. Згодом продукт вийшов із бета-тестування та став доступним широкому колу користувачів. Розробкою займається команда Checkbox Group.
За інформацією компанії, кількість користувачів, які підписували документи через платформу, перевищила 150 000, а заявлена середня оцінка сервісу становить 9,5 бала. Серед компаній, які Dubidoc називає своїми клієнтами, — Checkbox, Ribas, «Планета Авто», Smartfin та RenovateHub.
Ці цифри свідчать про певний масштаб використання продукту, однак не дають повної картини його проникнення в корпоративний сегмент: кількість підписантів не тотожна кількості компаній-клієнтів або активних платних користувачів.
Один із напрямів розвитку Dubidoc — інструменти для кадрового документообігу. Вони мають зменшити кількість повторюваних дій, які HR-фахівці виконують під час оформлення працівників та супроводу трудових відносин.
Один шаблон замість сотень документів: як працює автоматизація
У традиційному кадровому документообігу більшість типових документів мають однакову структуру. Змінюються лише персональні дані, дати, посади та інші реквізити.
Dubidoc пропонує використовувати динамічні шаблони.
Наприклад, HR-менеджеру потрібно оформити заяви на відпустку для 50 співробітників. Замість створення 50 окремих файлів він один раз налаштовує шаблон із полями для персональних даних та дат.
Після цього співробітники самостійно заповнюють необхідну інформацію, а система допомагає організувати подальше погодження та підписання.
Процес складається з кількох етапів:
- Створення шаблону. HR-фахівець завантажує документ і визначає поля, які заповнюватиме отримувач.
- Налаштування маршруту. Компанія визначає учасників погодження, підписантів та послідовність дій.
- Надсилання документа. Співробітник отримує доступ через посилання, QR-код або інтегрований канал.
- Заповнення та підписання. Працівник вносить необхідні дані та використовує доступний спосіб електронного підпису.
- Контроль виконання. Відповідальні особи відстежують статус документа та отримують нагадування.
- Зберігання. Документи організовуються у папках для подальшого пошуку та роботи.
Сервіс також передбачає можливість обговорювати правки безпосередньо в документі.
У бібліотеці Dubidoc представлені п'ять готових шаблонів: заяви на прийняття на роботу, звільнення та відпустку, акт виконаних робіт та інвойс. Інші форми компанії можуть створювати самостійно.
Головна перевага такого підходу — скорочення кількості ручних операцій. Однак ефект залежить від обсягу документообігу: для компанії, яка оформлює кілька заяв на місяць, економія буде менш помітною, ніж для бізнесу із сотнями працівників.
Смартфон замість принтера: як змінюється процес підписання
Створити документ — лише частина роботи. У багатьох компаніях найбільше часу займає саме отримання підписів.
Співробітник може перебувати у відрядженні, працювати дистанційно або не мати доступу до принтера та сканера. Через це навіть проста адміністративна дія перетворюється на тривалий процес.
Dubidoc дозволяє отримувачам працювати з документами без обов'язкової реєстрації в сервісі. Платформа підтримує кілька механізмів підписання, зокрема Дія.Підпис, кваліфікований електронний підпис (КЕП) та SmartID. Документи також можна відкривати за посиланням.
Важливий нюанс: доступ до документа за посиланням сам по собі не є окремим видом електронного підпису. Юридична сила документа залежить від застосованого механізму підписання та вимог законодавства до конкретного типу документа.
Сервіс доступний через браузер і мобільні застосунки для iOS та Android.
У кейсі, опублікованому Kadroland, компанія з віддаленими співробітниками повідомила про скорочення часу погодження та підписання внутрішніх документів із кількох днів до кількох годин.
Це приклад потенційного ефекту цифровізації, хоча результати окремої компанії не можна автоматично переносити на весь ринок.
Що отримує бізнес: не лише економію паперу
Цінність електронного документообігу для компанії визначається не кількістю зекономлених аркушів, а скороченням часу співробітників та підвищенням керованості процесів.
Для різних функцій бізнесу Dubidoc вирішує різні завдання.
HR та кадрове адміністрування. Автоматизація типових заяв зменшує потребу вручну переносити дані, надсилати нагадування та перевіряти статус кожного документа. Водночас первинне налаштування шаблонів потребує часу й уваги до деталей.
Рекрутинг та онбординг. Після прийняття оферу кандидат може дистанційно заповнювати й підписувати документи, для яких дозволений відповідний електронний формат. Це особливо актуально для компаній, що наймають працівників у різних регіонах України.
Бухгалтерія. Шаблони актів та інвойсів можуть спростити регулярний документообіг із підрядниками й контрагентами.
Керівники команд. Можливість ініціювати підписання документів та відстежувати їхній статус зменшує залежність від постійних уточнень у кадрової служби.
Власники та операційні директори. Централізована інформація про документи створює передумови для кращого контролю адміністративних процесів.
Водночас цифровізація не усуває потреби перевіряти зміст документів, дотримуватися трудового законодавства та забезпечувати належне зберігання кадрової інформації.
Де проходить межа автоматизації
Dubidoc не варто розглядати як повноцінну заміну HRM-системи або комплексної системи кадрового обліку.
Сервіс спеціалізується насамперед на створенні, погодженні, підписанні та організації документів. Натомість повноцінне кадрове адміністрування охоплює значно ширший набір процесів: облік робочого часу, графіки відпусток, штатний розпис, розрахунок заробітної плати, кадрову звітність та інші функції.
Для компаній, які вже використовують HRM- або ERP-рішення, важливим питанням стає інтеграція. Dubidoc передбачає роботу через API, однак реальні можливості автоматизації залежать від конкретних систем, сценаріїв обміну даними та технічної реалізації.
Окремої уваги потребують юридичні аспекти.
Українське законодавство дозволяє використовувати електронні документи та електронні підписи, проте порядок оформлення окремих кадрових документів має відповідати вимогам трудового законодавства, правилам електронного документообігу та внутрішнім процедурам роботодавця.
Тому перед повним переходом на цифровий формат бізнесу доцільно перевірити, які документи можна оформлювати електронно, який вид підпису потрібен і як забезпечуватиметься їхнє довгострокове зберігання.
Чи стане електронний документообіг стандартом для українських компаній
Український бізнес уже звик до цифрових фінансових сервісів, електронної звітності та дистанційної взаємодії з державою. Наступним логічним напрямом автоматизації стають внутрішні адміністративні процеси.
Найбільший потенціал мають компанії з розподіленими командами, активним наймом, великою кількістю підрядників або регулярним потоком однотипних документів. Для них швидкість підписання безпосередньо впливає на операційну ефективність.
Проте сам факт переведення документа в електронний формат ще не означає автоматизації. Якщо компанія продовжує вручну контролювати кожен етап, цифровий сервіс лише змінює інтерфейс старого процесу.
Справжній ефект виникає тоді, коли стандартизовані шаблони, маршрути погодження, електронні підписи та централізоване зберігання працюють як єдина система.
Dubidoc робить ставку саме на цю модель: не просто замінити паперовий підпис цифровим, а скоротити кількість дій між створенням документа та його завершенням.
Чи перетвориться сервіс на масовий інструмент українського бізнесу, залежатиме не лише від зручності підписання, а й від вартості використання, інтеграцій, юридичної надійності та здатності масштабуватися разом із потребами компаній.
Для HR-команд головне питання вже не в тому, чи можна підписати заяву зі смартфона. Питання в тому, скільки робочого часу компанія готова й надалі витрачати на процеси, які можна автоматизувати.