Як звільнити працівника так, щоб уникнути позову, і як запобігти виплаті йому зарплати за весь час судового розгляду.
Працівник, який вважає звільнення незаконним, звертається до суду. Якщо суд стає на його бік, роботодавець зобов'язаний поновити людину на посаді та виплатити середній заробіток за час вимушеного прогулу (ст. 235 КЗпП) — тобто за всі місяці, поки тривала справа.
Причому програють такі справи здебільшого не через відсутність підстави для звільнення. Підстава зазвичай є. Програють через процедуру: не запросили письмових пояснень, не попередили у встановлений строк, не запропонували іншу роботу, вказали в наказі не той пункт статті.
Воєнний стан цей ризик лише збільшив. Приватний сектор зіткнувся з релокацією, руйнуванням майна, відтоком кадрів і закриттям підприємств, а фінансова неспроможність роботодавця часто призводить до скорочення штату. Рішення ухвалюються швидко — і саме поспіх залишає прогалини в документах.
Нижче — законні підстави, прописані в Кодексі законів про працю, спеціальні правила воєнного стану та перелік документів, якими роботодавець підтверджує законність звільнення.
Стандартні та законні підстави звільнення, які прописані у Кодексі законів про працю
1. За угодою сторін (п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП)
Це один із найгнучкіших способів припинення трудових відносин, який дозволяє врахувати інтереси обох сторін. Однак така форма звільнення потребує чіткої домовленості щодо умов і строків, щоб уникнути можливих суперечок.
Таке звільнення ініціює як працівник, так і роботодавець, головною умовою є домовленість, яка має бути зафіксована заявою, що стане доказом того, що сторони узгодили це питання між собою. Дата визначається так само за угодою сторін.
Роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати
- копію наказу (розпорядження) про звільнення,
- письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні (стаття 116 КЗпП) та провести з ним розрахунок у строки, визначені статтею 116 КЗпП,
- а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки.
“Верховний Суд у своїй актуальній практиці наголошує: звільнення за угодою сторін є правомірним за наявності дійсного волевиявлення обох сторін. Якщо працівник стверджує, що його змусили звільнитися, він має підтвердити примусовість належними доказами.”
Ольга Столярець, юрист
2. За власним бажанням (ст. 38 КЗпП)
Варто зазначити, що працівник працює за строковим або безстроковим договором. Саме вид звільнення по безстроковому договору передбачає дотримання наступних правил:
- Працівник надає роботодавцю письмову заяву на звільнення за два тижні.
- Звільнення без попередження за 2 тижні можливо, якщо бажання працівника зумовлене неможливістю продовжувати роботу (ч. 1 ст. 38 КЗпП), тобто у працівника є поважні причини для звільнення.
- У заяві на звільнення працівник вказує також таку підставу звільнення, бажану дату звільнення і має додати підтвердні документи (за наявності).
- Роботодавець визначає дату припинення трудових відносин з урахуванням установленого законом строку попередження.
- Видається наказ про звільнення за ст. 38 КЗпП.
- У день звільнення здійснюється остаточний розрахунок.
Роботодавець не може самовільно змінювати строк попередження, зазначений працівником.
Якщо трудовий договір був укладений на визначений строк, його закінчення може бути підставою для припинення трудових відносин. Але роботодавцю необхідно перевірити умови і строк трудового договору, визначити дату закінчення строкового трудового договору відповідно до його умов та вимог законодавства, видати наказ про припинення трудового договору за п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП та провести остаточний розрахунок.
3. З ініціативи роботодавця (ст. 40–41 КЗпП)
Саме ця категорія звільнень є найбільш ризиковою та складною для роботодавця. Стаття 40 Кодексу законів про працю містить перелік підстав для розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця.
Зміни в організації виробництва й праці
До таких змін, зокрема, належать ліквідація, реорганізація, банкрутство або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників.
Тут першочергово потрібно оформити документально рішення про зміни в організації праці.
- Визначити, що саме скорочується: конкретна посада чи кількість штатних одиниць.
- Визначити працівників, які підлягають, наприклад, вивільненню, при цьому врахувати гарантії та переважне право на залишення на роботі.
- Попередити працівників у встановлений законом строк , а саме не пізніше ніж за 2 місяці.
- Запропонувати працівнику іншу роботу. Отримати необхідне погодження та видати наказ про звільнення.
Невідповідність працівника посаді або виконуваній роботі
Підставою може бути виявлена невідповідність працівника посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, які перешкоджають продовженню роботи.
- Роботодавцю потрібно підтвердити невідповідність працівника посаді або роботі через недостатню кваліфікацію або стан здоров’я у межах вимог закону.
- Встановити критерії, яким повинна відповідати посада, зафіксувати невідповідність, за необхідності провести атестацію чи інше належне оцінювання.
- Перевірити можливість переведення працівника на іншу роботу за його згодою. Оформити документи, що підтверджують підстави, видати наказ та провести остаточний розрахунок.
Систематичне невиконання працівником трудових обов’язків
Йдеться про систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного стягнення.
Необхідно зафіксувати конкретне порушення, визначити конкретний трудовий обов’язок, який порушено, отримати письмові пояснення, перевірити попередні дисциплінарні стягнення та переконатися, що вони чинні й належно оформлені.
Після цього видається наказ із правильною правовою підставою.
Формулювання «працівник погано працює» саме по собі не замінює доказування конкретних порушень.
Прогул без поважних причин
Це дисциплінарне звільнення, тому документування тут має критичне значення.
- Зафіксувати відсутність (акт, табель, доповідна записка та ін.)
- Встановити фактичні обставини: де працівник повинен був перебувати, коли він був відсутній, тривалість відсутності, чи повідомляв роботодавець.
- Запросити письмові пояснення, дослідити ці пояснення, перевірити строки застосування дисциплінарного стягнення, видати наказ та провести розрахунок.
У травні 2026 року Верховний Суд опублікував окремий огляд практики щодо звільнення за прогул, зосередивши увагу на критеріях встановлення прогулу, понятті робочого місця та розмежуванні поважних і неповажних причин відсутності. Це показує, наскільки важливо не обмежуватися фразою «працівника не було на роботі».
Ольга Столярець, юрист
Посилаючись у своєму рішенні на постанову ВС від 09.11.2021 р у справі № 235/5659/20 зазначено, що : «Прогулом визнається відсутність працівника на роботі як протягом усього робочого дня, так і більше 3х годин безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причи.
Наприклад, самовільне використання без погодження з власником або уповноваженим ним органом днів відгулів, чергової відпустки, залишення роботи до закінчення строку трудового договору чи строку, який працівник зобов’язаний пропрацювати за призначенням після закінчення вищого чи середнього спеціального учбового закладу).
- Отже, визначальним для вирішення питання законності звільнення з роботи за прогул є не тільки вставлення самого факту відсутності працівника на роботі більше 3х годин протягом робочого дня, а й встановлення поважності причин відсутні».
Поява на роботі в стані сп’яніння
Підставою для звільнення може бути поява на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп’яніння.
У всіх зазначених випадках головним принципом є те, що роботодавець повинен довести не тільки факт наявності підстави, а й дотримання процедури її застосування.
Особливості звільнення в умовах воєнного стану
На даний момент діють спеціальні правила Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
Зокрема, під час воєнного стану роботодавцю дозволено звільняти працівника з власної ініціативи в період тимчасової непрацездатності або відпустки у визначених законом випадках, із встановленням дати звільнення за спеціальними правилами.
Водночас працівник, робоче місце якого розташоване на території активних бойових дій, за відсутності на роботі не може бути звільнений за прогул у період дії воєнного стану.
Таким чином, воєнний стан не скасовує загальні правила припинення трудових відносин, але встановлює окремі спеціальні положення, які роботодавець має враховувати під час звільнення.
Додалися ще такі підстави для звільнення:
- відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад 4 місяці поспіль (п. 8-3 ч. 1 ст.36 КЗпП);
- смерть, визнання судом безвісно відсутнім або оголошення померлим працівника (п. 8-2 ч.1 ст. 36 КЗпП);
- неможливість забезпечення працівника роботою, визначеною трудовим договором, у зв’язку зі знищенням (відсутність) виробничих, організаційних та технічних умов, засобів виробництва або майна роботодавця внаслідок бойових дій (п.6 ч.1. ст.41 КЗпП)
Документальне підтвердження законності звільнення
Проаналізувавши ці норми, можна дійти висновку, що для звільнення працівника за підставами, указаними у зазначених статтях, необхідна документальна фіксація юридичних фактів, на підставі яких відбувається звільнення.
Важливо збирати та зберігати документи, що підтверджують порушення. Це можуть бути:
- акти перевірок;
- журнали обліку робочого часу;
- документи про порушення трудової дисципліни;
- письмові пояснення працівника;
- інші документи, які підтверджують обставини, що стали підставою для звільнення.
Адже суд оцінює докази, а не внутрішню впевненість роботодавця.